Назначение
Модуль предназначен для автоматизации процесса проведения инвентаризации нефинансовых активов путем бесконтактной идентификации инвентаризируемых объектов и автоматической регистрации этих сведений в электронной инвентаризационной ведомости, выгруженной на терминал сбора данных (ТСД), оборудованный сканером штрихкодов.
Продукт предназначен для широкого круга пользователей, заинтересованных в сокращении излишних финансовых и трудовых затрат, которые возникают при традиционном порядке проведения инвентаризации.
При этом в отличие от немногочисленных аналогичных тиражных разработок, представленных на рынке, модуль разработан с учетом особенностей проведения инвентаризации и бухгалтерского учета бюджетных учреждений и не требует специальной адаптации.
Нормативные документы
Программный продукт разработан в соответствии с положениями следующих нормативных документов:
- Приказ Минфина России от 13.06.1995г. № 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств";
- Приказ Минфина России от 30.12.2008г. № 148н "Об утверждении инструкции по бюджетному учету";
- Приказ Минфина России от 23.09.2005г. № 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".
Основные функциональные возможности
Модуль реализован как универсальное решение для проведения электронной инвентаризации как непосредственно в учреждении, где находится учетная система организации (бухгалтерская или складская программа), так и на удаленных объектах, подразделениях, филиалах, что имеет большое значение для централизованных бухгалтерий обслуживаемых учреждений.
При этом программный продукт может использоваться полностью автономно: он наделен всеми необходимыми функциональными возможностями для проведения инвентаризации и оформления документов, придающих ей юридическую значимость (инвентаризационные, сличительные ведомости и т.д.), непосредственно на месте проведения инвентаризации.
Помимо этого, программный продукт обладает следующими функциональными возможностями:
- загрузка данных по инвентаризируемым объектам из различных учетных систем (бухгалтерских, складских или корпоративных программ);
- присвоение штрихкодов объектам и печать этикеток со штрихкодами;
- передача всех необходимых данных (места расположения, МОЛ, сведения об объекте) по инвентаризируемым объектам на терминал сбора данных (ТСД);
- проведение инвентаризации путем бесконтактного считывания сканером ТСД штрихкодов объектов и регистрации сведений об их наличии. В процессе этого автоматически фиксируются факты "пересортицы" (например, объект физически находится на другом месте); есть возможность вводить в характеристики объекта уточняющие комментарии, оперативно производить замены износившихся этикеток со штрихкодами;
- передавать данные о фактическом наличии и расположении проинвентаризированных объектов в блок анализа и подготовки первичных документов и загрузки в учетную систему организации (бухгалтерская или складская программа) для отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском или складском учете.
Архитектура
Процессная модель функционирования модуля "Электронная инвентаризация" приведена на рис. ниже.
Конкурентные преимущества
Помимо преимуществ, которые дает непосредственно технология штрихового кодирования, внедрение модуля позволяет оптимизировать процесс инвентаризации за счет:
- сохранения сведений обо всех проводимых инвентаризациях в электронном виде;
- сведения к минимуму ошибок при идентификации инвентаризируемых объектов;
- оперативной регистрации (непосредственно в процессе инвентаризации) фактов перемещения инвентаризируемых объектов с оформлением соответствующих первичных документов;
- возможности просматривать информацию об инвентаризируемых объектах и дополнять ее необходимыми комментариями, находясь непосредственно на месте проведения инвентаризации;
- оформления результатов инвентаризации непосредственно на месте её проведения, без предварительного переноса и обработки данных в учетной системе (бухгалтерской программе) организации;
- подготовки данных о результатах проведенной инвентаризации для передачи в учетную систему (бухгалтерскую или складскую программу) организации.
Благодаря применению стандарта СОМ (Component Object Model) для обмена информацией, программный продукт может одновременно использоваться совместно с разными учетными системами (бухгалтерскими или складскими программами), что имеет принципиальное значение для пользователей, работающих с системами разных производителей.
Благодаря удобному, интуитивно понятному интерфейсу, дополнительно адаптированному для устройств, оборудованных touch-screen дисплеем (сенсорным экраном), процесс проведения инвентаризации с данным модулем становится максимально комфортным и быстрым.
Перечень отчетных форм
В модуле "Электронная инвентаризация" реализована печать отчетных форм, оформляемых при проведении инвентаризации в соответствии со следующими нормативными документами:
- Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации";
- Приказ Минфина России от 23.09.2005г. № 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".