Назначение

Модуль "Управление административными регламентами" предназначен для автоматизированного исполнения деловых процедур административного регламента и создания единого информационного пространства организации.

Основные функциональные возможности

• Моделирование последовательности выполнения административного регламента:
• проектирование последовательностей деловых процедур в рамках административного регламента;
• задание условий перехода от одной деловой процедуры к другой;
• формирование сообщений в процессе реализации административного регламента (автоматическая рассылка производится при помощи модуля "Сервер уведомлений");
• регистрация исполнителей административного регламента;
• контроль и анализ эффективности исполнения административного регламента;
• учет информации о штатной структуре учреждения, исполняющего административный регламент.
• Автоматизация процессов обслуживания:
  • взаимодействие с потенциальными клиентами ("гостями"), ведение базы данных потенциальных клиентов;
  • обслуживание клиентов (прием и обработка обращений, учет замечаний и рекламаций), ведение базы данных об услугах, оказанных в рамках исполняемого административного регламента;
  • регистрация и учет лицензий и абонементов на лицензионное обслуживание.
• Автоматизация процедур учета документов и делопроизводства.
• Управление коммуникационными контактами:
  • поддержка корпоративных эхо-конференций;
  • поддержка обмена посланиями (сообщениями, уведомлениями).
• Автоматизация тестирования сотрудников и анкетирования клиентов.

В развитие концепций DOC FLOW и WORK FLOW, поддерживаются:

• согласование порядка ведения делопроизводства в организации с функциями конкретных подразделений/исполнителей;
• контроль регламента прохождения процессов (документов) по организации;
• накопление единой базы знаний об особенностях работы всей организации и отдельных подразделений/сотрудников.

Архитектура

Оптимальная организация деловых процессов учреждения требует предварительного формирования и согласования регламентов их выполнения. В соответствии с подобными регламентами различные документы (задания на отработку) перемещаются между исполнителями (подразделениями/сотрудниками организации), причем на отдельных этапах (точках маршрута - ТМ) реализуются заранее определенные и заложенные в регламент правила взаимодействия (деловые процедуры).

В общем виде деятельность организации может быть представлена в виде совокупности некоторых деловых процессов (ДП). По мере осуществления каждый ДП проходит ряд последовательных стадий. Каждой стадии соответствует некоторая деловая процедура. Переход ДП из одной стадии в другую (смена процедур) сопровождается выполнением некоторых действий и, как правило, сменой исполнителей. В таком представлении ДП отображается системой как некоторое событие, которое возникает, развивается (последовательно проходя некоторые стадии, связанные с определенными процедурами и исполнителями) и в некоторый момент завершается.

Руководитель может отследить прохождение процесса по его истории или получить обобщенную информацию при помощи пользовательского отчета. Поддерживается возможность посылки сообщений (уведомлений) участникам процесса, контроля длительности отработки деловых процессов.

Взаимодействие с другими модулями

Модуль "Управление административными регламентами" позволяет связать с каждой точкой маршрута события определенные действия над записями в определенных разделах системы и зафиксировать выполнение этих действий в истории изменения события.

В качестве связанных могут фигурировать ряд стандартных разделов системы, входящих в состав других модулей. Возможно расширение этого списка добавлением пользовательских разделов.

Конкурентные преимущества

Предоставляется сквозное интегрированное решение, обеспечивающее:

• формирование, регистрацию исполнения и контроль соблюдения административных регламентов;
• повышение управляемости деловыми процессами предприятия и информированности руководства о текущем состоянии бизнеса;
• накопление единой базы данных и формирование оперативных и аналитических отчетов о работе всей организации и отдельных подразделений (сотрудников/служащих).

Перечень отчетных форм

• Отчет о прохождении документов.
• Отчет по событиям.